Что такое акт сверки простыми словами: образец, расчеты и правила составления

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Акт сверки — что это такое простыми словами
2. Зачем нужен акт сверки
3. Как сделать акт сверки с контрагентом
4. Как запросить акт сверки у контрагента
5. Как отразить задолженность по акту сверки: образец
6. Частые ошибки при составлении акта сверки
7. Как хранить и использовать акт сверки

Акт сверки — что это такое простыми словами

Говоря простыми словами, акт сверки — это документ, в котором две организации или ИП фиксируют состояние своих взаимных расчетов за определенный период. Он наглядно демонстрирует, кто кому и какую сумму должен на конкретную дату, или подтверждает отсутствие долгов. Например, поставщик отгрузил товаров на 50 000 руб. Покупатель оплатил 30 000 руб., а потом вернул бракованную партию на 5 000 руб. Акт сверки расчетов покажет итоговый долг покупателя: 50 000 — 30 000 — 5 000 = 15 000 руб.

Когда составляют акт сверки

Хотя закон не обязывает составлять этот документ регулярно, в деловой практике его оформляют в ряде случаев:

• в конце отчетного периода (месяца, квартала, года);
• при завершении срока действия договора;
• перед составлением годовой отчетности или аудиторской проверкой;
• при смене бухгалтера или руководителя;
• если одна из сторон обнаружила расхождения в учете;
• перед обращением в суд для взыскания задолженности.

Кто составляет акт сверки? Инициировать сверку может любая из сторон — и поставщик, и покупатель

Зачем нужен акт сверки

Этот документ полезен всем участникам расчетов. Для поставщика это способ напомнить о задолженности и получить ее письменное подтверждение от должника. Для покупателя — возможность убедиться, что все его платежи учтены, а переплат нет. Для обеих сторон — это надежное доказательство состояния расчетов, которое пригодится в случае споров.

Акт сверки помогает навести порядок в бухгалтерии, проверить корректность отражения НДС и согласовать дальнейшие действия, например, возврат переплаты или зачет взаимных требований.

Как сделать акт сверки с контрагентом

Процесс сверки можно разбить на несколько простых шагов:

1. Одна из сторон поднимает из своей учетной системы все операции с контрагентом за выбранный период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты. Все операции вносятся в таблицу в хронологическом порядке с указанием даты, номера документа и суммы.
2. Считаются общие обороты по дебету и кредиту, после чего выводится конечное сальдо — остаток на конец периода. На основании таблицы создается сам документ, обычно в двух экземплярах.
3. Акт передается второй стороне для проверки и подписания. После того как партнер все проверит и подпишет, один экземпляр возвращается инициатору сверки.

Какие сведения содержит акт сверки

Чтобы документ был полным и понятным, он должен содержать:

• Реквизиты сторон: полные наименования, ИНН, адреса.
• Период сверки: четкие даты начала и окончания (например, с 01.10.2025 по 31.10.2025).
• Таблица операций, где перечислены все движения средств и товаров.
• Конечное сальдо, показывающее долг одной из сторон или его отсутствие.
• Подписи руководителей или главных бухгалтеров с расшифровкой.

Печати в акте сверки ставятся при их наличии

Как запросить акт сверки у контрагента

Запрос можно отправить любым удобным способом: официальным письмом, по электронной почте или через систему электронного документооборота (ЭДО).

В запросе укажите:

• Название вашей организации и реквизиты.
• Период, за который нужна сверка.
• Номер договора (если сверка идет по конкретному контракту).

Пример формулировки письма:

«Добрый день! Просим вас подготовить и направить в наш адрес акт сверки взаимных расчетов за период с 01.01.2025 по 30.09.2025. Заранее благодарим!»

Общепринятый срок ответа на такой запрос — 3–5 рабочих дней, но лучше уточнить его у партнера.

Что делать, если контрагент не отвечает

Если партнер игнорирует ваш запрос, направьте его повторно, возможно, с пометкой «Срочно». Если и это не помогло, вы можете составить акт в одностороннем порядке на основании своих данных и отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если контрагент не отвечает, направьте запрос повторно. Такой документ, подкрепленный доказательствами отправки, может быть принят судом как подтверждение долга

Как отразить задолженность по акту сверки: образец

Итоговая строка акта («сальдо конечное») показывает результат сверки:

• если сумма в графе «дебет» у одной стороны, это означает долг второй стороны;
• если в графе «кредит» — наоборот, долг за вами;
• если сальдо нулевое — расчеты завершены, никто никому ничего не должен.

Возврат по акту сверки

Если акт сверки выявил переплату, он становится основанием для дальнейших действий. На его основе покупатель пишет письмо с просьбой вернуть излишне уплаченную сумму, а поставщик оформляет платежное поручение на возврат.

Электронный акт сверки

Сегодня большинство компаний формируют акты сверки автоматически в бухгалтерских программах (например, 1С) или системах ЭДО. Электронный акт, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), юридически равен бумажному.

Преимущества электронного формата:

• Скорость: обмен документами занимает минуты.
• Точность: автоматизация снижает риск человеческой ошибки.
• Удобство: не нужно ничего печатать, отправлять почтой и ждать возврата.

Хранить электронные акты сверки можно в виде PDF-файлов с образом подписи или в специальном формате XML в системе ЭДО

Частые ошибки при составлении акта сверки

Даже опытный бухгалтер может упустить детали при массовой работе с документами. Однако ошибки в акте сверки могут дорого обойтись: от потери денег из-за неучтенного долга до проигрыша в суде, если документ признают недействительным. Разберем самые распространенные ловушки и способы их обойти.

1. Несовпадение начального сальдо

Это одна из самых частых проблем. Она возникает, когда остаток на начало нового периода не сходится с конечным остатком предыдущего подписанного акта. Обычно это случается, если в прошлый период задним числом внесли правки в учет.

Всегда начинайте сверку с проверки: конечная сумма из прошлого акта должна точь-в-точь совпадать с начальной суммой в новом документе.

2. Подпись неуполномоченного лица

С точки зрения закона, акт сверки — это признание долга. Если документ подпишет обычный бухгалтер или менеджер, у которого нет доверенности на такие действия, суд может не принять этот акт как доказательство. В итоге должник может отказаться от своих обязательств.

Убедитесь, что со стороны контрагента акт подписал генеральный директор либо сотрудник, действующий на основании доверенности (ее копию лучше приложить к акту).

3. «Потерянные» документы

Бывает, что поставщик уже отгрузил товар и провел у себя реализацию, а до покупателя документы еще не дошли, и он эту поставку в учете не отразил. В итоге обороты не сходятся. То же самое случается с платежами, которые «зависли» в банке в последние дни месяца.

Не просто смотреть на итоговые цифры, а сверять реестр операций построчно. Если найден «потерянный» документ, вторая сторона должна его дополучить и провести у себя в учете.

4. Разные даты отражения операций

Особенно актуально при работе с регионами. Вы отправили груз 29 сентября, и у вас это реализация третьего квартала. Клиент получил груз 5 октября и провел его четвертым кварталом. В акте за 9 месяцев возникнет расхождение.

Такие расхождения допустимы, если они объяснимы временем в пути. В этом случае стороны подписывают акт с разногласиями, указывая причину разницы, которая выровняется в следующем периоде.

5. Ошибки в реквизитах и названиях

Если в акте неверно указан ИНН, название организации или номер договора, такой документ сложно будет использовать для защиты своих интересов. Часто путаница возникает, если вы работаете с холдингом, где несколько юрлиц с похожими названиями.

Как исправить: использовать автоматическое заполнение реквизитов из учетной системы и всегда сверять их с договором перед отправкой акта.

6. Формальное подписание без проверки

Иногда, чтобы не тратить время, стороны подписывают акт «не глядя», даже если итоговые суммы немного не сходятся. Это опасно: подписав акт, вы фактически соглашаетесь с чужой версией расчетов и можете потерять деньги.

Никогда не подписывайте документ, если ваши данные расходятся с данными партнера, даже на копейки. Сначала найдите причину и устраните разницу.

Как хранить и использовать акт сверки

Акты сверки относятся к первичным учетным документам, поэтому их нужно хранить не менее пяти лет. Рекомендуется держать под рукой как бумажные оригиналы, так и электронные копии.

В случае судебных разбирательств подписанный обеими сторонами акт сверки является весомым доказательством признания долга. Для внутреннего контроля полезно вести реестр или журнал проведенных сверок, чтобы не упустить важные сроки и контролировать дебиторскую задолженность.